Idag talas det om system och standardiserat arbete i många olika sammanhang. De flesta verksamheter har dokumenterade ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Vissa av dessa system är även certifierade mot ISO 9001, ISO 14001 och/eller ISO 45001. Inom Lean talas det ofta om upprättande av ett produktionssystem. I båda fallen handlar det om att systematisera och säkerställa att bra arbetssätt tillämpas då arbete bedrivs. Utöver dessa system finns det gott om IT-system i dagens verksamheter. De flesta större verksamheter har idag ett övergripande affärssystem som styr informationsflöden utifrån verksamhetens processer.
Allt för ofta existerar dessa olika system tyvärr i parallella och separerade världar. Ett ledningssystem existerar i en värld där fokus ligger på förvaltning av dokumenterade processer och arbetssätt, internrevision samt avvikelsehantering. Ett Leanbaserat system existerar i en värld där fokus ligger på utveckling, förbättring och transformation av verksamhetens processer. Ett affärssystem existerar i en värld där fokus ligger på informationsflöden och digitalisering av arbete. Konsekvensen av detta blir ofta en stor otydlighet mot både medarbetare och ledning som leder till bristande förståelse och engagemag gällande kvalitet och kundorienterad verksamhetsutveckling.
Jag upplever därför att det är av stor betydelse att i större utsträckning integrera olika system med varandra. Inte bara för att undvika problem utan minst lika mycket för att det finns mycket intressanta synergieffekter i detta arbete. Grunden för att utveckla ett effektivt och levande ledningssystem handlar mycket om att öka fokusen på förbättringar och på kunder. Framgångsrikt kvalitetsarbetet bygger minst lika mycket på utveckling av den yttre effektiviteten som på den inre effektiviteten i verksamhetens processer. För att lyckas med detta finns det oerhört mycket att lära från Lean-konceptet. Att revidera ett ledningssystem utan att förstå vad värdeskapande innebär för de processer som ingår är i mina ögon i det närmaste bortkastad tid. En kunskap som är välutvecklad inom Lean. Genom att i större utsträckning integrera ledningssystemet med verksamhetens affärs- och informationssystem erhålls dessutom en mer naturlig koppling till det arbete som utförs i organisationen.
På motsvarande sätt finns det en hel del som Leanarbetet kan lära från välutvecklade ledningssystem. Ofta brister systemsynsättet och systematiken mycket inom Lean. Fokus ligger på utveckling och förbättring samtidigt som förvaltningen av den systematik och de processer som upprättas lämnar mycket att önska. Genom att använda de resurser och kunskaper som finns avseende ledningssystem kan detta påtagligt förbättras. Kopplingen mellan informationsflöden och utvecklingen av en mer Lean verksamhet är också ett område som finns mycket att lära om. Digitalisering och smart informationsteknik skapar fantastiska möjligheter till utveckling av effektiva och värdeskapande processer. Behovet av att integrera Lean-baserade system med IT-system är då uppenbart.
För dig som vill lära mer om hur verksamhetens ledningssystem i större utsträckning kan dra nytta av och integreras med de processer och system som utvecklas utifrån Lean samt hur olika IT-system kan bli en naturlig del i detta så håller jag kursen ”Standardiserat arbete och effektiva ledningssystem” . Kursen går 25-26 april och fokus ligger på just på dessa utmaningar. Du kan läsa mer om denna kurs på http://sandholm.se/produkt/standardiserat-arbete-och-effektiva-ledningssystem/ .
//Lars