Systematiskt förbättringsarbete kräver en välgenomtänkt förbättringsprocess!

Alla talar om vikten av att ständigt arbeta med förbättringar. Alla kvalitetsmodeller talar om förbättringsarbete. Allt för ofta är det dock mer ord än handling. Förbättringsarbete handlar mycket om systematik, struktur och metodik men också om kultur, kompetens, medarbetarskap och ledarskap. En verksamhet lär aldrig bli färdigförbättrad. Nya möjligheter att bli bättre kommer alltid att dyka upp. Därför krävs det ständig förbättring!

 

Förbättring sker i stor utsträckning steg för steg. Stegen kan dock vara både stora och små. Förbättring handlar både om innovativt nytänkande och om problemlösning. Ibland är förbättringsarbete enkelt och uppenbart. Ibland svårt och komplex. Förbättringar drivs lokalt i alla delar av en verksamhet, men också tvärfunktionellt utifrån ett helhetsperspektiv.

Bättre är att se förbättringsarbetet som en pågående process. Detta torde vara en verksamhets viktigaste process, då även den bästa av verksamheter torde långsiktigt stagnera och utarmas utan ett välfungerande förbättringsarbete. Denna process bör självklart vara välgenomtänkt och dokumenterad, vilket är en central del av ett ledningssystem för kvalitet. Något som aldrig upphör att förvåna, är att just denna process i praktiken ofta är ofullkomlig eller till och med saknas.

Som process är förbättringsprocessen givetvis olika utformad i olika verksamheter. Det finns dock en hel del generiskt att lära då man studerar och jämför olika välfungerande förbättringsprocesser. Vi ser tre avgörande dimensioner i en bra förbättringsprocess. Där finns strukturen, metodiken och kulturen. Utöver detta krävs givetvis en stark koppling till strategi och ledning.

Strukturen handlar om att ett välfungerande förbättringsarbete måste organiseras och bli en naturlig del i vardagsarbetet i verksamheten. En infrastruktur som möjliggör och skapar ett organisatoriskt ramverk för förbättringsarbetet. Förbättringar ska kunna drivas på olika nivåer och i olika konstellationer. Här ser vi åtminstone tre nödvändiga nivåer;

  • Lokala förbättringsgrupper där medarbetarna arbetar med förbättringar lokalt på den egna arbetsplatsen tillsammans med sina ordinarie kollegor.
  • Tvärfunktionella förbättringsgrupper där specifikt sammansatta förbättringsprojekt organiseras med avsikt att lösa problem i processer och flöden.
  • Tvärorganisatoriska förbättringsgrupper där totala värdekedjor utvecklas i samverkan med kunder och leverantörer.

På samtliga nivåer ser jag tre nödvändiga roller i förbättringsarbetet. En utförande roll som handlar om att skapa delaktighet bland berörda medarbetare. Det är här det operativa förbättringsarbetet bedrivs. En styrande roll som utgörs av verksamhetens chefer vilka har ett strikt ansvar för att den verksamhet de är chef för ständigt utvecklas och förbättras. Som chef är man uppdragsgivare och beställare av förbättringsarbetet och har som uppgift att styra, skapa förutsättningar för och följa upp förbättringsarbetet. Slutligen krävs en stödjande roll bestående av kompetenta och erfarna förbättringsledare & -samordnare som stöttar pågående förbättringsaktiviteter. En roll som även har en god förankring avseende förändringsledning.

Metodiken handlar om att det måste finnas ett systematiskt och strukturerat sätt att bedriva förbättring och problemlösning på. Dels krävs en enhetlig förbättringsmodell så som DMAIC eller PDCA och dels krävs tydliga rutiner och instruktioner för hur förbättringsaktiviteter ska identifieras, prioriteras, initieras, drivas, följas upp och rapporteras. Metodiken innefattar dessutom en stor mängd problemlösnings- och förbättringsverktyg för vilka en gedigen kompetens måste byggas upp inom de roller som utgör förbättringsprocessens infrastruktur.

Kulturen handlar slutligen om att etablera ett ledarskap och medarbetarskap för ständig förbättring. Förutsättningar för en stark förbättringskultur är delaktighet, engagemang, tillit och gemensamma värderingar. Centralt är också ett tydligt ansvarstagande, samverkan mellan individer både lokalt och tvärfunktionellt samt helhetssyn. Att bygga en förbättringskultur tar lång tid varför långsiktighet och kontinuitet spelar en totalt avgörande roll för att framgång skall nås.

Just nu pågår ett spännande arbete där en ny europeisk standard för förbättringsarbete är under utveckling på uppdrag av EOQ (European Organization for Quality). Jag själv har fått förmånen att vara med i den projektgrupp som bedriver detta utvecklingsarbete. Avsikten är att den modell som tagits fram ska vara generisk och omfatta alla olika förbättringsmetodiker som Sex Sigma, Lean och Japansk TQM. Just nu har arbetet nått en fas där tillämpade pilotprojekt startas upp i verksamheter runt om i Europa.

Vill du ha hjälp och råd om hur du och din organisation kan utveckla en verkningsfull förbättringsprocess är du välkommen att höra av dig till mig!

 

Lars Sörqvist, VD Sandholm Associates.

 

Kommentera