Sex Sigma

Sex Sigma – Förbättringsarbete som lönar sig direkt

Sex Sigma är ett av de ledande globala koncepten för verksamhetsutveckling och kvalitet. Mängder av företag och organisationer över hela världen har under mer än 20 år kunnat visa fantastiska resultat. Det är det mest fulländade och ambitiösa konceptet som finns med inriktning på förbättringar och problemlösningar. Det är ett systematiskt förbättringskoncept som bygger på en väldefinierad rollstruktur, en enhetlig och faktabaserad arbetsgång i fem steg (DMAIC) samt djup kompetens gällande ett stort antal kraftfulla problemlösningsverktyg.

Sex Sigma möjliggör effektivt förbättringsarbete inom allt från lokala förbättringsgrupper till komplexa tvärfunktionella förbättringsprojekt. Det bygger på mätbara resultat, både när det gäller ekonomi och kundnytta, vilket leder till ökad prioritet för förbättringsarbetet.

I de organisationer där man har outsourcat eller knoppat av övriga verksamheter drivs förbättringsarbetet i allt större utsträckning i samverkan mellan olika företag och organisationer. Då behövs gemensamma modeller och kompetenser och Sex Sigma har i många fall blivit det globala förbättringsspråk som krävs.

En viktig framgångsfaktor inom Sex Sigma är tillgången på välutbildade förbättringsledare, så kallade Black Belts och Green Belts. Förbättringsledarna har goda kunskaper om strukturerad problemlösning och statistisk analys.

Under senare år har det blivit allt vanligare att integrera Sex Sigma och Lean. De två koncepten har många likheter i värderingar och strategier, samtidigt som de har olika inriktningar som kompletterar varandra på ett utmärkt sätt. Sex Sigma handlar främst om förbättringsarbete och problemlösning medan Lean primärt handlar om effektivisering av verksamhetens processer och flöden. Koncepten tillför i praktiken en mängd olika verktyg och arbetssätt till varandra och kan på olika sätt kombineras till ett integrerat och mer komplett koncept, Lean Sex Sigma.

Skapa tydliga roller i förbättringsarbetet

En viktig ingrediens och framgångsfaktor i Sex Sigma är att förbättringsarbetet drivs utifrån en struktur av tydliga roller. Varje förbättring bedrivs enligt Sex Sigma i ett avgränsat projekt där berörda medarbetare involveras som projektdeltagare. Rollstrukturen i förbättringsarbetet handlar om att tydliggöra chefernas ansvar för att förbättringarna initieras och genomförs kontinuerligt samt att man inför stödjande roller som kan leda och stödja pågående förbättringsprojekt. Inom Motorola, som är ursprunget till Sex Sigma, valde man att låna namnen till sina roller (Black Belt, Green Belt o.s.v.) från japanska kampsporter. Det är rollnamn som fortfarande används av många verksamheter som tillämpar Sex Sigma.

Varje förbättring bedrivs enligt Sex Sigma i ett avgränsat projekt där berörda medarbetare involveras som projektdeltagare. Rollstrukturen i förbättringsarbetet handlar inte minst om att tydliggöra de ordinarie chefernas ansvar för att förbättringarna initieras och genomförs kontinuerligt samt att man inför stödjande roller som kan leda och stödja pågående förbättringsprojekt. Inom Motorola, som är ursprunget till Sex Sigma, valde man att låna namnen till sina roller (Black Belt, Green Belt o.s.v.) från japanska kampsporter. Det är rollnamn som fortfarande används av många verksamheter som tillämpar Sex Sigma.

Sponsor

De chefer som är ansvariga för respektive enhet inom verksamheten där förbättringsprojekt genomförs ska vara Sponsorer för projekten. De har det yttersta ansvaret för att aktuella förbättringar verkligen drivs och genomförs. De chefer som är Sponsorer ska välja förbättringsprojekt, backa upp förbättringsgrupper, se till att projekten leder till resultat, fatta beslut om rekommenderade förbättringsåtgärder samt följa upp resultatet av de genomförda förbättringarna.

Black Belt

Professionella förbättringsledare med gedigna kunskaper om Sex Sigma och de olika förbättringsverktyg och problemlösningsmetoder som används, stöttar eller leder förbättringsprojekten. En Black Belt sätter av en betydande del av sin tid eller verkar på heltid som coach, metodspecialist och ibland även projektledare i de förbättringsprojekt som valts ut. En erfaren Black Belt kan genom fördjupad utbildning och högre specialisering inom förbättringsarbete och problemlösning ha rollen som Master Black Belt. Detta uppdrag kan antingen vara av mer strategisk karaktär i form av en ledningsroll för verksamhetens Sex Sigma-program eller av mer analytisk karaktär i form av en mycket avancerad metodspecialist med djupa kunskaper om komplicerad problemlösning och analys. Se film och Black Belt utbildningen

Green Belt

En Green Belt verkar både som deltagare i större och mer komplicerade projekt (som leds av en Black Belt) och projektledare i mindre, lokala Green Belt-projekt. Lokalt verkar Green Belts även ofta som samordnare och pådrivare i förbättringsarbetet. Detta uppdrag är vanligen en syssla som utvalda medarbetare sköter som del av sin ordinarie tjänst.

Medarbetare

I ett välfungerande Sex Sigma-program har alla berörda medarbetare en viktig roll som deltagare i pågående projekt. Delaktighet och tillgång till personalens erfarenheter har stor betydelse för resultatet. I vissa verksamheter har man även valt att skapa enkla roller som Yellow Belt och White Belt bland personalen.

Andra roller

Sex Sigma är inte en standard, varför rollstrukturerna skiljer sig en del mellan olika verksamheter. Ovanstående basroller nyttjas nästan alltid i Sex Sigma-program. Utöver dessa förekommer också efter behov andra roller som Six Sigma Leader, Deployment Champion, Controller med flera.

 

Fem faser i förbättringsprojekten

Förbättringsarbetet enligt Sex Sigma drivs som väldefinierade projekt i fem faser. En viktig framgångsfaktor i förbättringsprojekten är att de baserar sig på fakta och vetande (inte tro och tyckande) och att de drivs systematiskt genom alla fem faserna.

Fas 1: Definiera

I denna fas tar man fram en tydlig problemformulering, studerar den berörda processen samt identifierar önskemål och behov hos interna och externa kunder som berörs av problemet. Här behöver man ofta också avgränsa förbättringsprojektet för att göra det mer hanterbart och för att kunna nå ett resultat inom rimlig tid. Definierafasen resulterar även i en genomtänkt projektplan som
bidrar till projektets framgång.

Fas 2: Mäta

Nästa steg är att genom mätningar och olika befintliga källor få fram information och data om problemet och den berörda processen. Detta skapar förutsättningar för en korrekt analys och ett faktabaserat problemlösningsarbete.

Fas 3: Analysera

Den insamlade informationen analyseras systematiskt. I den här fasen identifierar man bakomliggande orsaker och tar fram lämpliga åtgärder. Här används både enkla basverktyg och mer avancerad statistisk analysmetodik. I det senare har man idag stor hjälp av programvaror som Minitab.

Fas 4: Förbättra

Utifrån den faktabaserade analysen kommer man fram till konkreta förbättringsåtgärder som testas noga. I förbättringsfasen planeras och genomförs förbättringarna. Förutom rent tekniska utmaningar innehåller denna fas ofta ett stort mått av förändringsledning.

Fas 5: Styra

För att säkra att genomförda förbättringar verkligen blir bestående krävs ofta en kontinuerlig uppföljning under en längre tidsperiod. I den här fasen beräknar man också vilka ekonomiska vinster och andra effekter som förbättringsprojektet har lett till och man tar fram en slutrapport. Själva förbättringsprojektet avslutas och lämnas över till linjeorganisationen.

 

Så kan Sex Sigma implementeras i din verksamhet

Ett program för Sex Sigma kan implementeras i en verksamhet på olika sätt. Följande sex steg har visat sig mycket betydelsefulla för att en satsning på Sex Sigma ska bli framgångsrik.

Förankra Sex Sigma i ledningen

Inledningsvis måste verksamhetens ledningsgrupp få förståelse för Sex Sigmas möjligheter och innebörd. Det är mycket viktigt att ledningen engageras i förbättringsarbetet, fattar beslut om att satsa på Sex Sigma och sätter av resurser för detta. Ett vanligt första steg är att man genomför ett ledningsseminarium om Sex Sigma.

Utbilda Black Belts

Så fort ledningen valt att Sex Sigma ska införas bör man utbilda förbättringsledare, så kallade Black Belts. Mycket av Sex Sigmas kraft ligger i starka förbättringsledare med ordentliga kunskaper om förbättringsverktygen. För detta krävs Black Beltkompetens. Ett vanligt misstag är att man istället börjar med kortare utbildningar av exempelvis Green Belts, som utan stöd av Black Belts i regel får en alltför svag roll. Om möjligt bör man också redan från början utbilda mer än en Black Belt så att dessa kan stötta varandra i organisationen.

Starta förbättringsprojekt och visa resultat

Tidigt i satsningen ska skarpa Sex Sigmaprojekt startas. Viktigt är att man så snabbt som möjligt kan påvisa resultat. På så sätt skapas internt förtroende för Sex Sigma och viljan att prioritera och satsa hårdare ökar. Att arbeta med konkreta förbättringar skapar dessutom viktiga erfarenheter och lärdomar som kan ligga som grund för den fortsatta utvecklingen av Sex Sigmaprogrammet. Detta arbete inleds redan i Black Beltutbildningen, där man parallellt med studierna genomför skarpa projekt i den egna verksamheten.

Utbilda Sponsorer och Green Belts och sprid förbättringsarbetet

Efter ett tag uppstår vanligen ett naturligt behov av så kallade Sponsorer och Green Belts. Sponsorerna, det vill säga verksamhetens operativa chefer som ska agera som beställare och uppdragsgivare för Sex Sigmaprojekten, måste ha nödvändiga kunskaper. Green Belts, som driver lokala förbättringar och hjälper till i pågående projekt, har stor betydelse för att sprida Sex Sigmasatsningen i hela verksamheten. För att Sex Sigma ska fungera bra krävs att alla ingående roller är aktiva.

Följ upp och synliggör resultat och framgångar

Mycket viktigt är att alla Sex Sigmaprojekt har som mål att uppnå faktiska resultat. Det kan gälla kostnadsreduceringar, effektiviseringar, ökad kundnytta eller något annat som är viktigt för verksamheten. Dessa resultat ska noga verifieras. För att få trovärdighet bör verksamhetens ekonomer och controllers involveras i detta arbete. Uppnådda resultat ska sedan kommuniceras och spridas i verksamheten så att all personal ser framgångarna.

Integrera Sex Sigma med ledningsarbetet

Det långsiktiga målet med ett Sex Sigmaprogram bör vara att det blir en naturlig del av hur verksamheten leds. Många framgångsrika organisationer väljer Sex Sigmaprojekt utifrån aktuella mål och strategier, följer arbetet via ordinarie nyckeltal och har integrerat Sex Sigma med verksamhetens totala utvecklings och planeringsarbete. Här har Sex Sigma blivit ledningens metodik att säkerställa att man når de mål som ledningen satt upp.

Broschyr Sex Sigma lönar sig direkt!