Det är viktigt att inse vad det egentligen är i Lean som ger verkliga resultat. Annars förvandlas framgångsfaktorerna lätt till fallgropar. Här ska vi titta på några avgörande aspekter och förhållningssätt som kan vara skillnaden mellan succé och flopp i en Leansatsning.
Under ett antal år har Lean varit ett av de hetaste och mest populära koncepten för verksamhets- och processutveckling. Många verksamheter i de flesta branscher har valt att satsa på Lean och förväntningarna är ofta stora. Det finns ett antal goda exempel på hur framgångsrikt Leanarbetet kan bli. Rätt skött är möjligheterna enorma. Men hur står det egentligen till med de vanliga Leansatsningarna? Allt mer hör man kritik och berättelser om verksamheter som inte nått upp till sina förväntningar. Vad är det då som går snett och vad ska man tänka på för att lyckas med Lean?
Förbättringar och resultat – inte metodfokus
Avgörande för framgång är vilken inställning man har till varför man väljer att föra in Lean i verksamheten. Det gäller inte minst ledningen. Historiskt har många kvalitetssatsningar av olika slag styrts för mycket av trender. Man har valt metoder och koncept som för stunden är på modet. Det leder ofta till en för stark fokusering på att införa själva metoden, snarare än att åstadkomma verkliga effekter och resultat. Metoden blir alltså ett självändamål. Just nu är det alltför ofta så med Lean. Alla talar om och väljer Lean, men många missar att frågar sig varför. Det gäller att hitta sin egen väg och tillämpa Lean utifrån behoven i den egna verksamheten. Då blir det större fokus på själva resultaten.
Transformation till ett nytt läge
Väldigt många verksamheter har idag fört in några utvalda tekniker och verktyg från Lean. Det handlar ofta om Fem S, förbättringsgrupper enligt Kaizen, Förebyggande underhåll (TPM) etc. Väldigt få verksamheter är dock ens i närheten av vad Lean egentligen handlar om. Nämligen en transformation av verksamheten, dvs ett nytt sätt att arbeta och tänka. Det är en fysisk och påtaglig transformation som innebär att verksamhetens processer ställs om utifrån Leans principer, för att uppnå en hög flödeseffektivitet. Det här är också en kulturell transformation där ledarskap och medarbetarskap utvecklas.
Fokusera på kundvärde – inte bara på slöserier
Centralt inom Lean är värdeskapande. Avsikten med det är både att ge kunderna ett maximalt värde samt att ta bort eller reducera sådant arbete som inte skapar värde. Här har många Leansatsningar fått en allvarlig slagsida. Fokus har ofta för ensidigt varit att reducera slöserier och jaga onödiga kostnader. Den typen av satsningar tenderar att bli ett rent rationaliseringsarbete. Kunden glöms helt bort och arbetet styrs uteslutande mot hög inre effektivitet, dvs att göra saker rätt. Men det leder lätt till att man missar den yttre effektiviteten, dvs att göra rätt saker. En sådan felaktig fokusering gör att satsningen inte alls når dit Lean avser, och att arbetet resultatmässigt på längre sikt riskerar att misslyckas helt.
Kräver stort ledningsengagemang
Ett vanligt felsteg är att man totalt missbedömer behovet av ledningsengagemang för att Lean ska bli framgångsrikt. Lean handlar ju om ett nytt sätt att driva och leda en verksamhet – det är ett paradigmskifte. Lean ställer mycket stora krav på övertygelse och engagemang hos verksamhetens ledning. Det handlar om stora förändringar i kulturen. Många effekter tar lång tid att nå, vilket kräver stor uthållighet. Utöver ledningens eget engagemang är det också avgörande att man utvecklar ett ledarskap för Lean på alla nivåer i verksamheten.
Strategiskt fokus på rätt förbättringar
Oerhört viktigt är att göra Lean och förbättringsarbete till en central strategisk ledningsfråga. Satsningen måste ha högsta prioritet. Verksamhetens visioner och mål ska vara ledstjärnorna för vilka förbättringar som drivs i arbetet. Lean är bara ett medel att nå dessa resultat. För att få satsningen på rätt kurs måste verksamhetens mål brytas ner och kopplas till alla de förbättringsaktiviteter som bedrivs i verksamheten. Leansatsningen kräver alltså en starkt strategisk fokusering. Först då kan man säkerställa att man blir bra på att göra rätt saker.
Skaffa egen kompetens och förståelse för Lean
Inom Lean finns en mängd principer, metoder och verktyg. För att verkligen förstå och lyckas med Lean krävs gedigna kunskaper, dvs en omfattande satsning på utbildning för ledningen, alla chefer och medarbetare. Det är vanligt att man missbedömer komplexiteten i detta. Det är också mycket viktigt att verksamheten utser ett antal Leanledare som får tillräckliga kunskaper för att kunna fungera som interna koordinatorer och specialister. Om man inte skaffar sig sådan egen kompetens är risken stor att Leansatsningen helt styrs av externa konsulter och att den då inte riktigt blir organisationens eget arbetssätt.
Utveckla medarbetarskapet
Lean bygger på att alla medarbetare görs delaktiga i ett kontinuerligt förbättringsarbete och att de får tydligt ansvar för kvaliteten i det egna arbetet. Det är en förbättringskultur där medarbetare ständigt ifrågasätter arbetssätt och processer i jakten på bättre sätt att arbeta. Förslag och idéer lyfts fram och realiseras. Ett vanligt drag i mindre lyckade Leansatsningar är att arbetet inte är förankrat hos medarbetarna utan drivs av ett begränsat antal specialister. Lyckade Leansatsningar däremot innehåller ett mer utvecklat medarbetarskap.
Anpassa, utveckla och integrera Lean
Det finns inga färdiga lösningar som bara går att kopiera. Ett framgångsrikt Leanarbete grundar sig på att konceptet anpassas till den egna verksamheten och dess förutsättningar. Det är också viktigt att inse att man aldrig blir färdig. Det handlar om ständiga förbättringar. Även själva Leanmetodiken behöver utvecklas. Ett sätt är att kombinera olika koncept med varandra och ta vara på deras olika styrkor. Idag är det vanligt att integrera Lean med Sex Sigma, därför att man då också får tillgång till Sex Sigmas framgångsrika metoder för systematisk problemlösning och förbättringsarbete. Här gäller det att släppa alla fundamentalistiska förhållningssätt som ofta förekommer kring sådana starka koncept och istället fokusera på hur man kan lära och korsbefrukta dem.
/Artikel från Potential nr 1-2013
Läs gärna vår Lean-broschyr som du hittar här!