Ett historiskt problem med Lean är att konceptet i sig saknar struktur och övergripande metodik. Detta har tyvärr lett till att många bara ser de enskilda verktygen och metoderna, vilka i och för sig är mycket bra och användbara, men svåra att applicera på ett bra sätt utan att ha en struktur som ger en helhet. Ett stort antal Leansatsningar har därigenom mestadels handlat om att föra in verktyg/metoder som Fem S, förbättringsgrupper, daglig styrning och förebyggande underhållsarbete. Saker som i sig är viktiga men som enskilt inte leder att verksamheten och dess processer utvecklas mot ett mer Lean tillstånd. Detta har tyvärr lett till att en väldigt liten andel av alla de Leansatsningar som startats över åren blivit framgångsrika. Oerhört viktigt är därför att förstå den egentliga systematik som kännetecknar ett framgångsrikt Leanarbete.
Själv brukar jag beskriva en transformation mot Lean utifrån fem tydliga steg. Dessa steg utgör grunden för hur man i verksamheten, process för process, driver arbetet framåt. Det första steget handlar om att för varje enskild process förstå och tydligt definiera vilka värden som denna avser skapa. Vet man inte vad en process ska vara bra på att leverera, är det omöjligt att utveckla dess förmåga. Om det önskade värdeskapandet är otydligt riskerar Leanarbetet dessutom att främst bli en jakt på slöserier och onödiga kostnader, dvs en ensidig fokus på processens inre effektivitet.
När man definierat en process värdeskapande, är andra steget att förstå dess nuläge. Inom detta område erbjuder Leankonceptet ett antal olika verktyg som kan användas för att kartlägga och skapa förståelse för processens nuläge. Det allra vanligaste av dessa verktyg är värdeflödesanalys, vilket är ett tillvägagångssätt där man systematiskt går igenom, övergripande kartlägger och tar fram viktig fakta om en valfri process. Värdeflödesanalysen bidrar också på ett bra sätt till att skapa struktur i själva transformationsarbetet. Viktigt är dock att bryta ner det totala transformationsarbetet i många mindre steg där man arbetar med ett rimligt antal avgränsade processer i taget. Man kan därigenom se arbetet som ständiga förbättringar på processnivå.
Baserat på god förståelse för processens önskade värdeskapande och dess nuläge ligger sedan fokus, i det tredje steget, på att skapa grunden för ett bättre framtida läge. Inspiration och stöd i detta arbete erhålls från alla de principer och tillvägagångssätt som kan läras från Leankonceptet. Det kan t ex handla om flödesorientering av verksamheten, eliminering av slöserier, balansering av flöden, reducering av ställtider, förändringar av partistorlekar i flödet, införande av dragande system och eliminering av variationer i flödet.
I det fjärde steget är syftet att befästa och systematisera det flöde som upprättats. Här bidrar Lean med ett antal kraftfulla hjälpmedel så som införande av standardiserat arbete, ordning och reda genom Fem S, felsäkring, avvikelsestyrning, förebyggande underhållsarbetet samt införande av daglig styrning och organiserat förbättringsarbete i processen. Slutligen förvaltas den upprättade och utvecklade processen i det femte steget genom ständiga förbättringar.
Min övertygelse är att om man i fler Leansatsningar bättre förstått den systematik som krävs för att transformera verksamhetens processer mot Lean, hade en mycket högre andel av alla Leansatsningar uppnått fina resultat och blivit framgångsrika. Det är dock aldrig för sent att lära och börja om! Viktigt är då att skaffa sig genuina kunskaper om Lean samt alla de metoder och verktyg som finns att tillgå. Detta var anledningen till att jag för en hel del år sedan byggde upp Sandholm Associates 20-dagars Leanledarutbildning, vilken är en av de mest omfattande utbildningar som finns att tillgå. För dig som vill ha en enklare snabbstart rörande Värdeflödesanalys rekommenderar jag att du följer vår 4 dagars kurs inom detta område http://sandholm.se/produkt/vardeflodesanalys/. Kursen består av två block där deltagarna lär sig att förstå värdeskapande, kartlägga nuläget i processen och grunderna i att skapa ett effektivt framtida flöde utifrån Leans principer. Mellan blocken genomför deltagarna en skarp värdeflödesanalys i den egna verksamheten och börjar arbeta med konkreta förbättringar. Ett arbeta som faktiskt i många fall lett till väldigt fina resultat redan i dessa första projekt. Nästa kursstart är 22 oktober!
En stor fördel med att bygga upp egen kunskap är att man därigenom undviker att skapa ett konsultberoende, något som tyvärr är väldigt vanligt inom verksamhetsutvecklingsområdet. Konsulter kan vara bra som rådgivare och för viss handledning. Allt för ofta ser jag dock hur konsultorganisationer tenderar att ”bita sig fast” hos sina kunder, något som är både osunt och farligt. Lär sig inte verksamheten grunden själva och ta sitt eget ansvar kommer aldrig Lean att blomma ut och bli en del av den egna kulturen. Själva har vi på Sandholm Associates därför utvecklat vårt eget konsultkoncept som vi kallar ”IN-SE-GÖR-UT”, vilket innebär att våra konsulter kommer in, ser vad som behövs göras, stödjer kunden i att göra och lämnar sedan uppdraget. För att det sista ska vara möjligt så måste alltid fokus ligga på att bygga upp kunskap och förmåga hos kunden att självständigt kunna driva arbetet!
//Lars