Lean - Sandholm Associates

Lean är idag det ledande konceptet för att skapa effektiva processer och flöden. Lean tillämpas inom mängder av industriföretag, tjänsteföretag, myndigheter, sjukhus och kommunala verksamheter. Historiskt är många av grundidéerna hämtade ifrån japansk industri och i synnerhet Toyotas framgångsrika produktionssystem. Med tiden har det dock blivit uppenbart att Leans principer är viktiga och användbara oberoende av vilka varor och tjänster som produceras.

Lean kännetecknas av kundfokus, värdeskapande, helhetssyn, kontinuerliga flöden, tydligt ledarskap och engagerad personal. Ett vanligt missförstånd är att Lean primärt handlar om att föra in olika tekniker såsom Fem S, Poka Yoke, Kaizen och TPM. Visst är dessa både användbara och viktiga, men Lean handlar i grunden om ett nytt sätt att se på och driva en hel verksamhet.

Bra koncept måste alltid anpassas till den aktuella verksamheten och vinner på att integreras och korsbefruktas med andra bra koncept. Exempelvis är det idag allt vanligare att integrera Lean med Sex Sigma. Då kompletteras Lean med Sex Sigmas effektiva och fördjupande metoder och arbetssätt inom förbättring och problemlösning. Genom utbildning och kompetensutveckling kan man undvika alltför snäva sätt att se på förbättringsarbete, och istället dra nytta av ett bredare spektrum av fungerande metoder och goda erfarenheter. Det som gör Lean riktigt intressant är de fantastiska möjligheter till effektivisering som konceptet skapar.

Genom att fokusera på verksamhetens kunder, värdeskapande och ett kontinuerligt flöde kan man åstadkomma enorma genombrott när det gäller ledtider, resurseffektivitet och kundtillfredsställelse. Något som de verksamheter som lyckats med Lean kunnat visa.

Grundprinciperna i Lean

Ytterst handlar Lean om att ställa om (transformera) verksamheten och dess processer till ett nytt och överlägset effektivare sätt att arbeta på. Som grund för detta finns inom Lean ett antal styrande principer och värderingar.

Utöver dessa finns även en mängd olika verktyg och metoder som på olika sätt kan stödja utvecklingen av verksamhetens produktionssystem mot Lean. Exempelvis Kaizen, Fem S, Poka Yoke, Kanban och SMED. Lean bygger på ett antal centrala principer och värderingar som synliggör hur en verksamhet bör drivas och ledas för att goda resultat ska uppnås. Dessa principer kan formuleras lite olika. De mest centrala är:

Kundfokus

Kundens behov och önskemål är i centrum. Verksamheten organiseras och drivs på ett sätt som är starkt inriktat på att möta dessa.

Processorientering och systemtänkande

Verksamheten måste utgå ifrån ett helhetstänkande. Funktioner och enheter samordnas genom snabba, flexibla och felfria processer med syfte att nå de övergripande målen.

Enkelhet

Allt som går att förenkla bör förenklas. Onödig komplexitet och byråkrati ska rensas bort.

Ständiga förbättringar och eliminering av slöserier

Verksamhetens processer och allt arbete ska ständigt utvecklas och förbättras. Allt som inte skapar värde för kunderna ska elimineras eller åtminstone minimeras.

Kontinuerliga flöden

Verksamhetens processer och arbetsflöden ska planeras så att inga avbrott, stopp eller väntetider uppstår. Flöden ska drivas och optimeras utifrån ett helhetsperspektiv.

Dragande system

Kundernas behov och efterfrågan ska vara styrande för verksamhetens processer. Det som kunden efterfrågar ska produceras. Varken mer eller mindre. De varor och tjänster som produceras ”dras” på så sätt genom processen.

Samma takt

Arbetet bryts ned och balanseras i tidsmässigt lika långa arbetsmoment. Detta är en grund för kontinuitet. Ingen behöver vänta på någon annan, som tvingas stressa.

Visualisering

All verksamhet, all styrning och all information ska vara så synlig och transparent som möjligt.

Närvarande ledarskap

Chefer är engagerade, delaktiga och aktivt närvarande i produktionen. Ledarna ställer frågor och uppmuntrar till tänkande.

Allas delaktighet och engagemang

Alla medarbetare är engagerade i verksamhetens förbättringsarbete och har ett tydligt kvalitetskrav avseende sina arbetsuppgifter. Att göra rätt och systematiskt verka för att utveckla det egna arbetet har högsta prioritet.

Partnerskap

Långsiktiga och ömsesidigt gynnsamma relationer utvecklas både internt och utåt mot kunder och leverantörer.

Lean ledarskap

Lean baseras på ett välutvecklat och närvarande ledarskap som genom personligt engagemang och deltagande stöttar verksamhetens medarbetare och skapar förutsättningar för ett systematiskt förbättringsarbete.

Inom Lean sätts människan i centrum med avsikt att göra alla delaktiga i ständiga förbättringar, systematiskt ta vara på medarbetarnas idéer samt skapa en kultur där kvalitet och utveckling har högsta prioritet. Man talar ofta om Lean ledarskap. Ett sådant ledarskap kännetecknas av:

Ledaren är en förebild

Ledare måste agera på det sätt som de själva förväntar sig att medarbetarna ska agera på. Genom att ledare på alla nivåer personligen aktivt prioriterar och deltar i verksamhetens förbättringsarbete kommuniceras vikten av detta till hela organisationen.

Närvarande och stödjande ledarskap

Verksamhetens ledare ska tillbringa mycket tid nära händelsernas centrum. Förståelse för verksamhetens processer och ständig kontakt med medarbetarna är centralt. Kunskap om verksamhetens kunder och de produkter som tillhandahålls är viktigt. Verkligheten utgör härigenom en grund för att leda.

Respekt för individen och fokus på kontinuerligt lärande

Verksamhetens medarbetare är grunden för framgång. Arbetsglädje, engagemang och kompetens måste ständigt utvecklas. En viktig del i lärandet är ledare som leder genom att ställa frågor och skapar utrymme för reflektion. Att uppmärksamma goda exempel och fira framgångar spelar en betydelsefull roll i utvecklingen.

Engagera genom att skapa delaktighet och lyssna på individerna

Genom att involvera och göra alla medarbetare delaktiga i förbättringar på olika nivåer i verksamheten skapas engagemang och samhörighet.

Beslut grundas på fakta

Alla beslut är genomtänkta och grundas på fakta. Genom att mäta och systematiskt analysera viktiga egenskaper i verksamheten undviks att åsikter och tyckande blir styrande. När beslut väl är fattade genomförs de med snabbhet och handlingskraft.

Fokus på kvalitet och ständiga förbättringar

Varje människa har ett tydligt ansvar för kvaliteten på det arbete som han eller hon utför. I varje enskild situation är det centralt att göra rätt från början och ge kvalitet högsta prioritet. Brister, fel och avvikelser ses inte som hot utan som möjligheter till att bli bättre. Alla medarbetare och chefer är starkt engagerade i att tillsammans finna, lösa och eliminera problem och brister. Arbetet är i stor utsträckning förebyggande.

Se helheten, fokusera på kunden och agera långsiktigt

Ledarskapet inom Lean grundas på ett helhetstänkande där verksamhetens kunder och övergripande processer är i fokus. Utvecklingen drivs framåt i många små steg med tydliga mål och långsiktiga strategier.

Införa Lean

Det sätt som Lean implementeras på kan variera. Lean handlar i grunden om att införa ett nytt sätt att driva och utveckla verksamheten. Därför är det viktigt att anpassa Lean-satsningen till den specifika verksamheten. Följande steg har visat sig vara mycket viktiga för att en satsning på Lean ska bli framgångsrik.

Förankra Lean i ledningen och hos nyckelpersoner

Initialt är det betydelsefullt att verksamhetens ledning och andra nyckelpersoner får grundläggande kunskaper och förståelse för Leans möjligheter och innebörd. Ledningen måste förstå sin roll i arbetet och engagerat backa upp satsningen. Ett naturligt första steg i satsningen är därför att ett ledningsseminarium genomförs. Ett vanligt inslag i ett sådant seminarium är att genomföra ett Leanspel där Leans principer och möjligheter demonstreras genom en praktisk simuleringsaktivitet.

Utbilda Leanledare

När ledningen fattat beslut om att satsa på Lean är det viktigt att snabbt bygga upp en gedigen kompetens i verksamheten om Lean och de verktyg och metoder som är relaterade till detta koncept. Att verksamheten har tillgång till omfattande egen kompetens inom Lean och inte tvingas förlita sig helt till externa konsulter är en mycket viktig framgångsfaktor. Vi rekommenderar därför att man utbildar ett tillräckligt antal Leanledare för att dessa ska kunna leda och samordna verksamhetens Leanarbete.

Starta pilotprojekt

Även om avsikten med Lean är att transformera hela verksamheten till ett Leanbaserat arbetssätt kan detta inte ske på en och samma gång. För att säkerställa framgång är det viktigt att snabbt visa resultat. Det är också betydelsefullt att tidigt skapa praktiska erfarenheter och lärdomar från tillämpning av Lean i den egna verksamheten. Detta kan ske genom att man tidigt i satsningen planerar och genomför avgränsade Leanbaserade pilotprojekt i utvalda processer. Dessa pilotprojekt leds av verksamhetens Leanledare.

Följ upp, lär och expandera Leansatsningen

De genomförda pilotprojekten följs noga upp med avsikt att verifiera uppnådda resultat och sammanställa vunna erfarenheter. Dessa lärdomar används dels för att skapa engagemang för Lean i verksamheten, dels för att vidareutveckla och expandera verksamhetens Leansatsning.

Utbilda och engagera alla medarbetare och chefer

För att verkligen uppnå en total kulturförändring och transformation av hela verksamheten behöver alla medarbetare och chefer få grundläggande förståelse för Leans principer och olika verktyg som kan hjälpa dem att utveckla sitt arbete. För att verkligen engagera och förändra verksamheten i grunden kombineras utbildning med tillämpat praktiskt lärande, ofta i form av förbättringsarbete. I detta steg utbildas verksamhetens chefer till Sponsorer i Lean och lokala Leansamordnare utbildas och tillsätts inom alla verksamhetens organisatoriska enheter.

Gör Lean till en naturlig del av allt arbete

På längre sikt ska man verka för att göra Lean till en naturlig del av allt arbete som bedrivs. Det som Lean står för kommer då att vara ett naturligt sätt att tänka och arbeta bland alla i organisationen.