Sex högprioriterade områden att utveckla kvalitetsområdet inom!

I samband med vår seminarieserie på en mängd olika orter i Sverige genomfördes en undersökning av deltagarnas uppfattning av vilka utmaningar de upplever som störst gällande kvalitet- och förbättringsarbete. Varje person fick med egna ord via mentometer ange vilka utmaningar som de såg i sin verksamhet. Svaren analyserades och grupperades sedan efter ämnesområden. Totalt sett erhölls svar från närmare 250 personer. I nedanstående diagram finner du resultaten av undersökningen på den övergripande nivån. I artikeln lyfter jag fram och diskuterar sex prioriterade områden som jag rekommenderar er att fokusera på och utveckla era verksamheters kvalitetsarbete inom.

 

Graf_utmaningar2017_610px

Intressant är att en mycket stor del av de utmaningarna som de tillfrågade upplever handlar om människorelaterade faktorer som ledarskap och kultur. Många andra saker som nämns, så som kompetens, resurser och kontinuitet, är också starkt relaterade till just detta. Gällande ledarskapet upplever man ett stort behov av ett tydligare ledarskap grundat i förbättringsarbete och kvalitet. Många anser även att behovet att öka kunskapen och förståelse för detta arbete hos ledningen är betydande. Detta pekar på vikten av att kompetensutveckla ledning och chefer, något som ofta historiskt lyfts fram i kvalitetsrörelsen, men som idag förmodligen är viktigare än någonsin. Min personliga erfarenhet är att kompetensutveckling på ledningsnivå idag är ett mycket eftersatt område. De senaste 10-15 åren har det blivit allt svårare att få ledningsgrupper att avsätta tid för att kompetensutveckla sig själva. Den typiska ledningsgruppen har blivit allt mer tidspressad. I stor utsträckning beroende på att man skapat en kortsiktig fixarkultur som ständigt belastas med störningar orsakade av bl a ofullständiga processer och bristande kundfokus.

 

1 . Öka ledningens kunskap och förståelse

Det är många ledningar som väljer att initiera olika former av förbättringsprogram i sina verksamheter, men allt för ofta ställer de sig själva utanför. Effekten blir då lätt att kompetens etableras ute i organisationen men att förutsättningarna att bedriva det önskade förbättringsarbetet brister som följd av ledningens oförståelse för sin totalt avgörande roll i detta. Följden blir att de förväntade resultaten uteblir och att ledningens intresse svalnar. Lösningen handlar i mina ögon om att öka kunskapen och förståelsen gällande kvalitets- och förbättringsarbete i våra ledningar. Något som även ISO 9001:2015 tydligt markerar genom nya krav på ledningens ansvar och åtagande. Min första rekommendation är alltså att satsa hårt på att planera och genomföra ledningsutbildning med fokus på kvalitet, kundorienterad verksamhetsutveckling och förbättringsarbete! Utan denna kunskap lär vårt kvalitetsarbete inte komma vidare!

 

2. Etablera ett starkt medarbetarskap

Under området kultur är det många av de som svarat som ser behov av ett större engagemang gällande kvalitets- och förbättringsarbete ute i organisationen. Att göra alla medarbetare delaktiga och föra in ett tydligt och kompetent medarbetarskap i hela verksamheten är av stor vikt. Att verka för att utveckla rätt attityder till och förståelse för kvalitetsarbete är centralt. Personligen ser jag också vikten av att så sker, men vill samtidigt påpeka vikten av att ledning och chefer måste vara stabilt förankrade i detta arbete innan man ger sig in på att initiera stora breddutbildningsprogram eller liknande. Det finns tyvärr gott om exempel där man gått för fort fram med följd att man uppnått ett starkt intresse ute i verksamheten som inte stöttats av organisationens chefer och ledning, vilket lett till att hela satsningen relativt snabbt tappat förtroendet och havererat. Min andra rekommendation är följaktligen att satsa på att under långsiktiga och väl genomtänkta former verka för att etablera ett starkt medarbetarskap i hela organisationen med rötterna i förbättringsarbetet.

 

3. Utveckla ert ledningssystem

Ett betydande antal av de tillfrågade ser ett behov av att utveckla ledningssystem och sina processer. De organisationer som är certifierade mot ISO 9001 och ännu inte uppgraderat sitt ledningssystem mot ISO 9001:2015 bör snarast ta tag i detta. Tiden är kritisk då den gamla standarden upphör att gälla i höst. Väntar man för länge finns dessutom en stor risk att denna uppgradering mestadels kommer att handla om att under tidspress fixa till vad som är nödvändigt utifrån ett certifieringsperspektiv. Om så sker lär många av de fantastiska möjligheter som finns i att utveckla grunden i ledningssystemet till ett levande, dynamiskt och förbättringsorienterat system rinna ut i sanden. Här kommer därför min tredje rekommendation vilken handlar om att de som är ISO 9001 certifierade snarast bör inleda arbetet med att utveckla sitt ledningssystem och ta vara på alla intressanta möjligheter. Även de som valt att inte certifiera sitt ledningssystem mot ISO 9001 har i många fall mycket att vinna på att en utveckling av det egna ledningssystemet.

 

4. Utveckla ert processarbete

Gällande processarbetet ser jag också stora möjligheter. Många verksamheter bedriver idag ett ganska passivt processarbete där fokusen är relativ funktionell, statisk och förvaltningsorienterad. Målet förefaller i värsta fall ha blivit att föra in processer istället för att använda dessa som ett medel för att utveckla arbetet. Här finns mycket att göra i form av att verka för en ökad helhetssyn i processarbetet där fokus ligger på den totala vägen från att ett kundbehov fångas upp tills dess att behovet är tillfredställt. Genom att öka förbättringsintensiteten i processarbetet kan fina resultat ofta snabbt uppnås då de gränssnittsrelaterade problemen vanligen är stora i dagens verksamheter. Här finns massor att lära från framför allt Lean-konceptet. Utvecklandet av ett tydligare processägarskap med starkt fokus på och kompetens gällande ständiga förbättringar är en viktig del i denna utveckling. Processorientering kräver dessutom en stor delaktighet av alla medarbetare som genom tvärfunktionell samverkan och förbättring utvecklar sin förståelse för och syn på verksamhetens gemensamma processer. Min fjärde rekommendation är alltså att se över ert processarbete och utveckla detta till ett betydligt mer tvärfunktionellt och förbättringsorienterat arbete.

 

5. Se över kultur, infrastruktur och metodik för förbättringsarbetet

Nästa område som lyftes fram i vår undersökning var förmågan att arbeta med ständiga förbättringar. Ett område som jag själv ser som grunden för allt kvalitets- och kundorienterat verksamhetsutvecklingsarbete. Om en verksamhet ska klara av att hålla sig i frontlinjen över tiden krävs att den kontinuerligt kan lösa alla de utmaningar och problem som utgör hinder för att nå verksamhetens mål. Genom att arbeta steg för steg med problemlösning på orsaksnivå säkerställs att bra åtgärder tas fram och att framgång nås. Detta är dock inte enkelt och ställer stora krav på både ledarskap och kultur. Lyckas man leder detta dessutom till att goda exempel och resultat kontinuerligt uppnås vilket i sig är den viktigaste motivationskraften för fortsatt förbättringsarbete. Att utveckla förbättringsförmågan i en verksamhet kräver förutom ett utvecklat ledar- och medarbetarskap, att man etablerar en tydlig infrastruktur för förbättringsarbetet med tydliga roller och ansvar samt att man utvecklar kompetens och erfarenhet gällande problemlösningsmetodik och förbättringsverktyg. Personligen anser jag att enklaste sättet att utveckla förbättringskunnandet är att lära från Sex Sigma. Där har man sedan ca 30 år valt sammanställa mycket av den metodik och kompetens som finns att tillgå gällande just förbättring och problemlösning. Min femte rekommendation är följaktligen att utveckla ert förbättringsarbete både avseende kultur, infrastruktur och metodik.

 

6. Inventera kompetensbehovet

Det sista området som jag väljer att beröra utifrån den genomförda undersökningen handlar om kompetensutveckling, vilket givetvis även är en mycket central del av samtliga ovanstående områden. Generellt är den ämnesrelaterade utbildningsnivån ganska låg inom kvalitetsprofessionen då vårt utbildningssystem i liten utsträckning erbjudit fördjupningsinriktningar inom området vid universitet och högskolor. Detta blir uppenbart om man jämför det akademiska utbildningsutbudet som sedan länge funnits för andra stödprofessioner, så som ekonomi, HR och IT med vad som återfinns gällande kvalitet och förbättringsarbete. Följaktligen vilar ett tungt ansvar på de kvalitetsprofessionella att säkerställa kompetensen gällande kvalitet- och förbättringsarbete både för sig själva och sin organisation. Först då en gedigen kompetens och förståelse gällande kvalitets- och förbättringsarbetet finns i verksamheten blir det möjligt att nå långsiktig och stabil framgång. Ett bra exempel på en utbildning som tillhandahåller denna baskompetens är Sandholm Associates Kvalitetschefskurs som inom detta område varit unik i snart 30 år. Min sjätte och sista rekommendation handlar därför om att systematiskt analysera kompetensbehov gällande kvalitet i din verksamhet och ta fram en relevant kompetensutvecklingsplan utifrån den aktuella situationen.

 

Jag hoppas att du finner inspiration och idéer utifrån denna analys av vår genomförda undersökningen. Du ska givetvis välja det som känns viktigast i din verksamhet, men inte för många saker. Utmaningen är att välja tillräckligt få, där du kan lägga fullt förbättringsfokus så att mätbara resultat och effekter uppnås, vilket blir en sporre för ert fortsatta förbättringsarbete! Hör gärna av dig om du vill diskutera hur du ska komma vidare i ditt kvalitets- och kundorienterade verksamhetsutvecklingsarbete.

Lycka till!

Kommentera